Hoofdstuk 11:
'Timemanagement; je gouden agenda'
Een nuttig hoofdstuk over freelance tijdmanagement
Timemanagement is de meest waardevolle skill van de freelancer. Als je niet goed met het indelen van taken, kun je maar beter niet proberen om freelancer te worden.
-
Je moet prioriteiten kunnen stellen.
-
Je moet bij al je taken altijd netjes je uren bijhouden.
-
Je moet altijd een realistische planning kunnen maken.
-
Je moet precies weten hoeveel tijd je hebt voor een opdracht.
-
Je moet precies weten wanneer je de opdracht af kunt hebben.
-
Je moet precies weten of je de deadline van de opdrachtgever kunt halen.
Online tools – zoals Google Calendar – zijn een ideale oplossing. Je hebt ze altijd bij je. Je kunt er alerts in zetten, bijvoorbeeld als herinnering om de belastingen te doen of om een planning te maken voor grote projecten. Verder kun je er alle details in kwijt. Zoals je uren, je afgesproken vergoeding en adresgegevens van je cliënt. En dat is dan weer handig voor je administratie.
De tien beste timemanagement tips voor freelancers in de creatieve industrie
De tien ultieme tips voor je timemanagement. Of je nou een planner-freak bent of zonder planning door het leven gaat, deze adviezen zorgen ervoor dat je je gewoonten oppoetst, structuren bouwt en je beschikbaarheid als een pro beheert.
Altijd en overal je agenda bij de hand
Het heilige boek van elke freelancer. Gebruik een digitale tool zoals Google Calendar en houd al je afspraken, deadlines en taken op één plek. Alerts en reminders zijn je beste vrienden.
Plan je klussen slim
Blokkeer specifieke tijden voor je werktijd en voeg pauzes in. Zorg dat je tijd neemt om te focussen en ook om te ontspannen. Zorg dus voor flexibiliteit in je planning.
Stel prioriteiten als een baas
Belangrijk én urgent? Meteen doen. Niet dringend en niet belangrijk? Misschien even op de plank leggen.
Dagelijkse review, de nieuwe ochtendkoffie
Elke dag een kleine check in je timemanagement: wat heb ik gedaan, wat moet ik nog doen? Pas je planning aan en blijf op koers. Klinkt saai, werkt briljant.
Communiceer als een pro
Duidelijkheid is key. Bespreek deadlines en verwachtingen. Zo voorkom je dat je ineens als een gek moet schuiven met je werkagenda.
Gebruik projectmanagementtools
Moeite om werkzaamheden en taken te structureren? Denk dan aan timemanagement apps als Trello of Asana . Met deze software houd je overzicht en blijf je georganiseerd.
Flexibiliteit is je geheime wapen
Freelancen is soms net jongleren. Verschuiven is geen schande, maar een kunst.
Routine: je nieuwe beste vriend
Een vaste dagelijkse gewoonte kan je veel rust geven. Het haalt de chaos uit je dag.
Verminder afleidingen, maximaliseer de focus
Zorg voor een rustige werkplek zonder stoorzenders. Je doet jezelf en je productiviteit een groot plezier.
Reflecteer en leer
Neem regelmatig een moment om te begrijpen wat goed ging en wat beter kan. Eind van de dag, wekelijkse review, wat voor jou werkt. Zo blijf je groeien en voorkom je valkuilen.
De pomodoro techniek werkt!
Ontwikkeld door Francesco Cirillo in de jaren '80, toen schoudervullingen nog helemaal in waren. Deze methode voor time management is simpel: kies een taak, stel je timer in op 25 minuten en ga als een wervelwind aan de slag tot het rinkelt. Daarna komt je beloning: een minipauze van 3-5 minuten. Na vier van deze sessies trakteer je jezelf op een langere break van 15-30 minuten.
Voor freelancers werkt deze techniek als een toverstafje. Het verbetert je focus, het verhoogt je productiviteit omdat je minder afgeleid bent, het houdt stress binnen de perken en geeft je een helder beeld van je tijdsbesteding.
Maar... creatieve processen hebben soms wat meer lucht nodig. Als je een logo ontwerpt of een sonnet uit je mouw schudt, kunnen die 25 minuten wat beperkend aanvoelen voor je creativiteit. Daarom kun je de techniek een beetje tweaken – wat voor jou lekker werkt. Maak bijvoorbeeld van die intervallen gerust 50 minuten en gebruik de klassieke 25-minuten voor minder spannende taken.
Vier je vrije tijd
Vrij is voor een freelancer natuurlijk nooit écht vrij: je hoofd werkt altijd door. Je bent altijd op zoek naar nieuwe ideeën, je gaat lunchen met nieuwe interessante mensen of je luistert naar nieuwe goeroes. De freelancer werkt 24/7.
Rouw niet om je vrije tijd, vier het! Mopper niet om het feit dat je nu even geen geld verdient. Juich om het feit dat je eindelijk tijd hebt om andere dingen te doen. Je kunt nu al je nieuwe ideeën en plannen uitvoeren.
Eindelijk kun je die betaalde kunstenaar zijn waar je als kind al van droomde. Je geld komt binnen via de klussen en in je vrije tijd kun je je helemaal uitleven op je creatieve fantasieën. Ga schilderen, boetseren, fotograferen. En deel het met je netwerk. Zodat je je opdrachtgevertjes laat zien dat je een non-stop creatief bent: in betaalde én in onbetaalde tijden.
De freelancer als oermens
Onze maatschappij legt veel druk op ons. We moeten een nog mooier huis. We moeten verre, dure reizen maken. En we moeten de allernieuwste gadgets en elektronica in huis.
Voor veel zelfstandig ondernemers is die druk nog groter. Omdat elke vrije dag betekent dat je ergens op moet inleveren. Toch maar niet uit eten bij dat fusion tentje?
Gelukkig zijn er ook veel zen-freelancers. Zij genieten van het leven. Hoe simpel dat leven soms ook kan zijn. Een rijtjeshuis voor driekwart gevuld met IKEA en voor een kwart met HEMA en XENOS. Ze hoeven niet zo nodig zichzelf drie keer over te kop te werken om drie keer per jaar op vakantie te gaan.
De zen-freelancer is een oermens. Hij werkt net als in de oertijd precies voldoende om van te leven. En hij heeft zeeën van tijd om te genieten van dat leven.
Een agent voor je timemanagement
Kun je wel wat ondersteuning gebruiken bij je time management? Sluit je dan aan bij een agentschap. Zodat de agent keurig je afspraken, opties en boekingen voor je noteert. En zodat hij je er ook aan helpt herinneren. Dubbele boekingen of vergeten afspraken zijn namelijk killing voor je reputatie. Ja, het kost wat. Maar dan ben je er wel zeker van dat je op tijd verschijnt bij al je afspraken.
Altijd je telefoon bij je
Zorg dat je altijd je telefoon bij je hebt. Je vergeeft het jezelf nooit als je de opdracht van het millennium misloopt omdat je nét te laat was met opnemen.
Als iemand een freelancer nodig heeft, is het bijna altijd haast. Die iemand heeft een lijstje met namen van freelancers. En hij belt dat lijstje keurig af. Als jij niet opneemt, dan belt hij nummer twee van dat lijstje. Verwacht niet dat de cliënt een paar uur wacht om het daarna nog 'ns bij jou te proberen. Hij heeft dringend een freelancer nodig. De eerste persoon die opneemt wint.
