Opties en boekingen
Slimme tips en adviezen over hoe je om moet gaan met opties en boekingen van opdrachtgevers.
Het verschil tussen een optie en een boeking
Bijna elke klus begint met een optie. Met een optie reserveert iemand bij jou tijd. Het reserveren van zo'n plekje kost niets. Dus als een opdrachtgever de optie intrekt, hoeft hij je niets te betalen. Ook niet als het opdrachtgevertje op het allerallerlaatste moment de optie annuleert.
​
Vergelijk het met het huren van een kamer in een hotel.
Reserveren kost niets. En als je de reservering intrekt, krijg je geen rekening voor je kiezen. Dat geldt ook voor je cliënt. Als hij de optie intrekt, kun je hier geen factuur voor sturen.
Als de klus definitief doorgaat, dan verandert de optie in een boeking. En dat betekent dat er sowieso betaald moet worden. Ook als de boeking - om wat voor reden dan ook - wordt geannuleerd. Laten we de hotelvergelijking er nog 'ns bij pakken: als je de kamer definitief hebt geboekt, volgt er altijd een rekening. Want ook bij het cancelen van je vakantie dien je nog steeds de annuleringskosten te betalen. Als zelfstandig ondernemer dien je zelf de hoogte van deze annuleringskosten te bepalen.
​
“Ik zet in mijn offertes dat boekingen die korter dan 24 uur voor de starttijd worden afgezegd in rekening worden gebracht.” Freelance copywriter.
Eerste, tweede, derde, vierde, vijfde optie
Een optie nemen betekent voor de opdrachtgever dat hij bij jou vooraan in de rij staat als de klus doorgaat. Als anderen je voor datzelfde plekje in je planningsoverzicht ook willen reserveren, krijgen zij een tweede optie op je. Pas als de eerste cliënt z'n klus - en dus de optie - intrekt, komt deze tweede opdrachtgever bij jou vooraan te staan. Als het enorm druk is, kan het zomaar gebeuren dat je drie of vier opties op één dag hebt.
De belvolgorde
Stel, Bureau A (een zeer populair bureau in dit boek trouwens) heeft een optie geplaatst. Vervolgens belt Bureau B voor exact hetzelfde tijdvak. Als dit tweede bureau zekerheid wil, dan kunnen ze eigenlijk maar een ding doen: je boeken. Vervolgens dien je zelf Bureau A te bellen. Met de vraag of ze asap kunnen beslissen of hun optie een boeking wordt of niet. Geef ze daarbij ook een duidelijk ultimatum. Geef ze een paar uur de tijd - afhankelijk van de bloedspoed van Bureau B - om te beslissen. Pas als Bureau A de optie intrekt, kun je de boeking definitief aan Bureau B geven. Als Bureau A na het verstrijken van het ultimatum nog steeds niet heeft besloten, is het jammer maar helaas voor Bureau A. De boeking gaat dan naar Bureau B.
Dit geregel betekent vaak veel telefoontjes over en weer. Als je bij een agent zit, kun je het belverkeer door hem laten regelen. Of je hebt - net als de schrijver van dit boek - een ontzettend lieve en ondersteunende vrouw die dit voor je doet.
Als je deze hulp allemaal niet hebt, kan het wel 'ns gebeuren dat je enorm druk zit te bellen onder de klant z'n tijd. Leg even duidelijk uit waarom je dit doet. En wees zo tof om een half uurtje van de factuur af te halen. Of werk een half uurtje langer door om de beltijd in te halen.
Zet het zwart op wit
Een optie is zeer vrijblijvend. Dus die kun je gewoon telefonisch aannemen en in je afsprakenlogboek zetten. Een boeking gaat over centjes. En is dus een tikkie belangrijker. Zorg er dan ook voor dat de opdrachtgever de boeking zwart op wit bevestigt. Een mailtje is voldoende. Als de cliënt dan eventueel terug wil krabbelen, heb je iets op papier staan.
Verhalen van freelancers en opdrachtgevers over de agenda
Frustraties, tips, leuke anekdotes... lees hier de persoonlijke verhalen van freelancers en opdrachtgevers over de agenda:
​
​
Een boeking annuleren
Met een boeking kun je voor dat specifieke tijdvak geen andere klussen meer aannemen. Logisch. Dus als de boeking niet doorgaat, dan is het niet meer dan vanzelfsprekend dat je 100% in rekening brengt. Omdat je anders inkomsten misloopt.
In de praktijk loopt het vaak net even anders. Als freelancer wil je liever geen conflicten met je klanten. Als een boeking wordt geannuleerd, kijk dan goed naar de verschillende omstandigheden en probeer er zo goed mogelijk uit te komen met je klant.
Als een kleine start-up net te horen heeft gekregen dat die grote klus niet doorgaat, dan kun je de hele boeking nog wel 'ns door de vingers zien. Maar bij een groter bureau mag je rustig 50% of meer in rekening bij het annuleren van een klus.
Moest je opdrachten van andere cliënten aan je neus voorbij laten gaan omdat je was geboekt? Dan moet je zeker op je strepen gaan staan. Een vergoeding eisen voor het annuleren van een boeking is dan niet meer dan redelijk.
Sommige zelfstandige professionals lossen het op door met 'tegoedbonnen' te werken. Ze zien het annuleren van de boeking door de vingers. In ruil daarvoor willen ze wel binnen een maand alsnog voor dezelfde tijdsduur worden ingehuurd.
​
Elke freelancer is een unieke ondernemer. En je moet dus voor jezelf bepalen hoe streng je wilt zijn bij het annuleren van een boeking. Maar laat niet over je heenlopen. Als je eenmaal een incident door de vingers ziet, verwachten ze dat je de volgende keer weer zo flexibel bent. Pas op dus. Want je hebt waarschijnlijk ook een hypotheek en een gezin om voor te zorgen.
Klein Opdrachtgevers Onderzoek
Goed nieuws. We hebben allemaal lieve opdrachtgevers. Want als een klus op het allerlaatste moment wordt gecanceld dan willen ze ons wel tegemoetkomen. 52% belooft binnen een maand een nieuwe klus aan te bieden voor hetzelfde aantal uren. 8% betaalt gewoon meteen het volle pond, 11% betaalt in ieder geval de helft. 7% bekijkt het per situatie en per freelancer. En voor 22% was deze vraag niet van toepassing omdat het gelukkig nog nooit was voorgevallen.
Klein Freelancers Onderzoek
Een boeking is een boeking
Respecteer een boeking. Stel; A heeft je voor twee dagen geboekt. En even later komt B met een megaproject van twee weken. Door die twee daagjes bij A kun je de klus bij B niet aannemen. Dat is pech. Niets aan te doen. Jammer voor je. Die eerste boeking staat in marmer gebeiteld. En die kun je niet zomaar annuleren. Behalve bij een noodgeval zoals een aardbeving of een invasie van zombies.
e kunt natuurlijk wel vragen aan A om samen te zoeken naar een oplossing. Vanuit jezelf cancelen is een no go. Dan ben je A definitief kwijt. En blijven er nog slechts 25 cliënten over in je klantenalfabet.
Pencil it down
In Groot-Brittannië kennen ze het begrip 'option' niet. Als zij een freelancer in optie nemen, dan zetten ze het 'in potlood' in de het planningsoverzicht. 'Can I pencil you down?' En als de optie wordt omgezet in een boeking dan wordt de klus 'confirmed'. Handy to know right?
De strategie van de tweede optie
Dit idee is bedacht door de vrouw van de schrijver van dit lesprogramma. Het is een strategie die je aan de ene kant enorm veel vrijheid geeft in het kiezen van je cliënten en aan de andere kant je cliënten tevreden houdt.
​
De strategie van de tweede optie werkt als volgt:
A neemt een optie op je. Dat is de eerste optie.
Vervolgens belt B. Zij willen nog niet boeken, dus moeten genoegen nemen met een tweede optie.
​
Als het heel erg druk is, kan het zomaar gebeuren dat C, D en E ook bellen. Tegen hen zeg je dat ze allemaal tweede optie zijn. Dus C heeft tweede optie, D heeft tweede optie en E heeft een tweede optie. Een klein leugentje om bestwil.
Ten eerste geef je hiermee elke cliënt een goed gevoel. Ze denken allemaal dat ze nog een goede kans hebben om je te bemachtigen. Klanten die horen dat ze nummer drie of vier in de rij zijn, weten dat ze geen schijn van kans meer hebben op je. Ze laten dan meestal hun beurt voorbijgaan. Maar met het leugentje van een tweede optie geef je ze nog hoop. Bovendien hoeven die anderen niet te weten dat er nog vijf voor hen in de rij staan.
​
Als A vervolgens besluit je te boeken, dan hebben de anderen helaas pech. Maar als A de optie laat vallen, dan is het kermis!
​
Je hoeft dan namelijk niet keurig het rijtje af te bellen: van B naar E. Nee, je kiest gewoon de allerleukste cliënt met de allerleukste klus.
​
En tegen alle anderen zeg je dat de eerste optie helaas een boeking is geworden. Gouden tip!
Virtuele opties en boekingen om jezelf te beschermen
Als je onzeker bent - en dat is 99% van de zelfstandig ondernemers - dan heb je de neiging om alles aan te pakken. Avonden, weekenden, nachten... Je werkt het liefst 24/7 omdat je bang bent voor de grote stilte die nooit gaat komen. Bescherm jezelf hiertegen. Laat je niet gek maken. Iedere werknemer heeft rust nodig. En dus ook de onzekere freelancer. Zorg voor rust in je planning.
​
Als je een weekend hebt doorgewerkt, zet dan een virtuele boeking in je planningsoverzicht. Tegen je klanten zeg je gewoon dat je geboekt bent. En ondertussen kun je die dagen even bijtanken met een groentesmoothie en een paar uurtjes bikram yoga.
Dat kleine leugentje - zeggen dat je geboekt bent - klinkt een stuk beter dan zeggen dat je rust nodig hebt om bij te tanken. Als je namelijk op dit punt te eerlijk bent en zegt dat je even op adem moet komen, dan voelt de klant dat je deur op een kiertje staat. Hij zal je dan waarschijnlijk proberen over te halen om je o zo verdiende rustdag alsnog op te geven voor een klus.
​Virtuele opties en boekingen kun je ook gebruiken om variatie aan te brengen in je werk. Als A je maandenlang boekt, dan kun je ze een tijdje blokkeren met een virtuele boeking. Op die manier hoef je niet tegen A te zeggen dat je ze beu bent en geef je anderen een kans om je te pakken te krijgen. En komt er geen andere opdracht? Dan bel je A weer op. Om ze het goede nieuws te vertellen dat die andere – zogenaamde - boeking niet doorging en dat je nu dus weer tijd en energie hebt voor hun opdracht.
​
Dit trucje is ook handig voor cliënten en projecten die je allesbehalve leuk vindt. Met een virtuele boeking hou je een kans op leukere projecten. En komt er helaas niet iets leukers voorbij, dan kun je altijd nog het vervelende klusje doen om je hypotheek extra snel af te lossen.